Einführungsverzeichnis
Mit dem "Adressbuch" auf der Forto-Plattform können Sie häufig verwendete Organisationen (z.B. Ihre Organisation oder einen Lieferanten), Ansprechpartner und Standorte speichern. Verwenden Sie das Adressbuch um Ihre Abläufe zu optimieren.
Wie Sie auf Ihr Adressbuch zugreifen können
Die im Adressbuch gespeicherten Informationen sind auf Unternehmenskontenebene sichtbar. Das bedeutet, dass alle Benutzer in Ihrer Organisation auf die gleichen Informationen zugreifen.
Sie können auf das Adressbuch in der linken Leiste Ihrer Forto-Plattform zugreifen.
Das Adressbuch
Auf der Hauptseite werden alle Informationen über Ihr Verzeichnis angezeigt. Wenn Sie Ihr Konto zum ersten Mal eröffnen, finden Sie bereits Ihre Organisation, die alle Informationen einschließlich Rechnungsadresse und Zollinformationen enthält.
Die Seite ist in drei Abschnitte unterteilt:
Organisationen, die Unternehmenseinheiten sind, in denen Sie Kontakte, Standorte, Zolleinstellungen und Abrechnungsinformationen zuordnen können.
Standorte, das können Büroadressen oder Lagerhäuser sein, aber auch Seehäfen oder Flughäfen.
Kontakte, bei denen Sie einen oder mehrere Ansprechpartner innerhalb einer Organisation anlegen können. Jeder Kontakt wird mit der entsprechenden Emailadresse, Telefonnummer und Rolle gepflegt.
Erstellen von Einträgen in Ihrem Adressbuch
Um einen neuen Eintrag in Ihrem Adressbuch zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Erstellen" unterhalb der Kategorie Ihrer Wahl (Organisation, Standort, Kontakt).
Verwendung Ihrer Adressbuch-Informationen
Sie können Ihre Adressbuch-Informationen während einer neuen Quotierungsanfrage verwenden, indem Sie die Standorte und Ansprechpartner aus der Dropdown-Liste auswählen. Oder in einer Buchungsvorlage, um sicherzustellen, dass Herkunft und Ziel Ihrer Sendung immer korrekt sind.
Löschen oder Ändern von Einträgen in Ihrem Verzeichnis
Sie können jedes Element Ihres Verzeichnisses löschen oder ändern, mit Ausnahme Ihrer Organisation - die nicht gelöscht werden kann. Sie können Ihre Daten jedoch jederzeit ändern.
Beim Löschen einer Organisation werden auch alle darin enthaltenen Informationen gelöscht (z.B. alle Kontakte und Standorte, die zu dieser Organisation gehören, werden entfernt).
Bitte beachten Sie: Wenn Sie Informationen in Ihrem Verzeichnis ändern oder löschen, betrifft dies nur zukünftige Sendungen (z.B. wenn Sie Ihre Verzeichnisinformationen in einer Buchungsvorlage verwendet haben), aber es ändert sich nichts an bestehenden/laufenden Sendungen.